La Matrice RACI è un potente strumento che da tempo ha guadagnato popolarità tra i project manager di tutto il mondo. Conosciuta anche come tabella RACI, questa risorsa è essenziale per definire chiaramente i ruoli e le responsabilità dei membri del team in relazione a compiti, obiettivi o decisioni all’interno di un progetto.

Definire ruoli e responsabilità nel Project Management

Non solo nel Project Management ma anche nei progetti aziendali, dare delle regole per portare avanti le attività non è compito semplice. A volte, alcuni progetti rallentano o si fermano nel momento in cui nessuna delle persone coinvolte prende l’iniziativa o si assume delle responsabilità.

Per questo, gli sponsor e i project manager hanno il compito più arduo: delegare le attività e responsabilizzare le persone.

Il primo passo per riuscire a delegare in modo consapevole ed efficiente è stabilire ruoli e responsabilità: definire quindi chi fa la parte operativa, chi è il responsabile, chi può essere consultato in caso di mancanza di informazioni e chi, invece, deve essere aggiornato sull’andamento determina, spesso, la buona riuscita di un percorso progettuale in azienda.

Cos’è la matrice RACI?

La Matrice RACI, acronimo di Responsible (responsabile), Accountable (referente), Consulted (consultato), e Informed (informato), è una tabella di assegnazione delle responsabilità utilizzata nel project management. Questo strumento fornisce chiarezza nei flussi di comunicazione e di lavoro, prevenendo eventuali imprevisti derivanti da mancate consultazioni o interventi tardivi di decision maker chiave.

I ruoli della matrice RACI

Questo strumento, tanto semplice quanto efficace, aiuta a mettere chiarezza e garantire che le attività, assegnate a qualcuno, vengano aggiornate e monitorate.

I quattro ruoli da cui prende il nome la matrice sono, nel dettaglio:

• Responsible: membro o membri del gruppo incaricati di svolgere operativamente il lavoro, portando avanti concretamente le attività. Necessario almeno un Responsible, ma è possibile assegnarne di più in base all’impegno richiesto dall’attività.
• Accountable: è la persona responsabile dell’attività, quindi colui o colei che controlla e valida l’attività svolta dal responsible. La figura dell’Accountable può combaciare con quella del Responsible, ma non deve essercene più di uno. Potrebbe non essere il Project Manager.
• Consulted: tutte le parti interessate che possono dare un contributo all’attività, fornendo informazioni e input. Di solito sono quelle persone, all’interno dell’azienda, che vengono influenzate dall’esito del progetto e possono, eventualmente, fare revisioni.
• Informed: parti interessate che devono essere tenute aggiornate sullo stato di avanzamento del progetto o delle singole attività. Hanno bisogno di aggiornamenti sui progressi o sulle decisioni prese, ma non hanno bisogno di essere consultati formalmente, né contribuiscono direttamente all’attività o alla decisione.

Quando è chiaro per tutti i membri del gruppo cosa fare e cosa ci si aspetta da loro, sarà più facile portare avanti i progetti, evitando di creare frustrazione e un clima lavorativo poco stimolante.

Creare una matrice RACI

Uno strumento gratuito e alla portata di tutti per creare una matrice RACI è sicuramente Excel, o i fogli Google, in base alla comodità.

Per definire la matrice in modo chiaro è necessario:

1. Avere chiari i ruoli del progetto o i membri del team (si possono già segnare sulla prima riga del foglio)
2. Sulla colonna di sinistra, scriviamo attività, milestones e decisioni da prendere durante il progetto
3. Fatto questo, assegna un valore RACI a ciascun membro del team

Attenzione: ricorda che ogni attività deve avere almeno un Responsible e Accountable, per cui assicurati che siano presenti in ogni riga R e A.

Una volta creata, è buona prassi presentare e discutere coi partecipanti la matrice creata, così da essere tutti allineati e comunicare in anticipo eventuali criticità/problematiche.

Segui l’esempio qui sotto per farti guidare da questo schema:

Ottimizzare la matrice RACI:

• Assicurati che TUTTI i membri del team abbiano capito e accettato il proprio ruolo nel progetto
• Spiega la legenda della matrice e rendila fruibile: non sempre è chiaro per tutti

Quando utilizzare la matrice RACI

Iniziamo col dire che rendere chiari ruoli e responsabilità è utile in ogni progetto, a prescindere dalla lunghezza o difficoltà.

Diventa necessaria nei progetti lunghi e particolarmente complicati, che si suddividono in molte sotto-attività da portare a termine.

Ci sono alcune situazioni in cui una semplice matrice RACI può aiutare il buon andamento di un progetto:

• Il processo decisionale o di presa di responsabilità in autonomia potrebbe rallentare o bloccare il progetto
• C’è conflitto sulla responsabilità o sul processo di decisione
• Il carico di lavoro non è bilanciato
• Si verifica un turnover e diventa necessario inserire nuove persone nel team

Resta da dire che non tutti i gruppi di lavoro e non tutti i progetti sono uguali: potrebbe esserci un team che comunica alla perfezione e si allinea in maniera autonoma per cui fare questo esercizio non serve; così come possono esserci team piccoli per cui non vale la pena ragionare su operatività e responsabilità.

Vantaggi di creare la matrice RACI

La matrice RACI non è la soluzione ad ogni nostro problema in azienda e nella gestione dei team: è necessario assicurarsi che la matrice sia utilizzata all’interno di una strategia di Project Management più ampia e strutturata. La matrice RACI però ci viene in aiuto per risolvere eventuali conflitti e ambiguità super partes, così da non lasciare spazio a polemiche o prevaricazioni di sorta nell’ambiente di lavoro.

Per far funzionare bene la struttura è necessario analizzare bene ogni aspetto:

Responsible: c’è qualche elemento, all’interno di uno stesso gruppo e progetto, c’è più operativo degli altri? Questo indica un evidente sbilanciamento del carico di lavoro, per cui possiamo servirci della matrice stessa per ripristinare un carico di lavoro equo per tutte le parti. Oppure; non c’è nessun R? Chi porta avanti le attività? Ci sono troppe C: tutti devono essere consultati regolarmente, oppure possono semplicemente informati? Spesso, consultare troppe persone rallenta il progetto tanto quanto non stabilire operatività e responsabilità, cioè non rappresenta per niente una soluzione Lean nel Project Management.

Gestione dei progetti con la matrice RACI

L’unione di strategia, organizzazione e alcuni strumenti come la matrice RACI rappresentano un buon metodo per gestire in modo efficace ed efficiente i progetti.

Questo genere di analisi, che si dovrebbero dare prima del kick-off del progetto, è determinante per la buona riuscita dello stesso: in alternativa, possono a lungo andare creare quegli elementi destabilizzanti per cui i progetti, spesso, si bloccano.

Prendersi del tempo per ragionare su “chi fa cosa” e creare, quindi, una matrice RACI con le dovute e accurate analisi delle competenze è il primo punto verso il successo di un progetto.

Se vorresti avviare un progetto di Lean Office nella tua azienda, visita la nostra pagina dedicata a questo servizio e scopri di più sul mondo del Lean Office!