Metodo delle 5S Kaizen: ordine e pulizia nelle postazioni di lavoro

È ancora troppo comune pensare che, per migliorare le dinamiche dei nostri processi, sia necessario investire -capitale, tempo, risorse umane- per implementare metodi e acquistare tools che possono sembrare indispensabili. Ma è sempre vero?

Facciamo un passo indietro: la filosofia Kaizen ci insegna che bisogna iniziare a lavorare su quello che già si ha in azienda. Il concetto fondamentale è proprio quello di migliorare continuamente quello di cui disponiamo, dal momento che, solitamente, un’azienda ha già tutto quello che serve per implementare e migliorare i propri processi.

Cos’è il metodo delle 5S?

Prima ancora, cos’è il metodo delle cinque S? Consiste nell’ identificazione di una procedura per la gestione dell’ordine e della pulizia delle postazioni di lavoro, che ha come obiettivo il miglioramento delle performance operative e la standardizzazione dell’ottimizzazione raggiunta. L’espressione trae origine dalle iniziali delle cinque parole giapponesi che sintetizzano i cinque passaggi della metodologia:

• Seiri (整理) – Ordine o Sistemazione: In questa fase, si identificano e rimuovono tutti gli oggetti non necessari dal luogo di lavoro. Si effettua una selezione accurata, conservando solo gli strumenti e gli elementi essenziali necessari per svolgere il lavoro. Il vantaggio principale è quello di liberare spazio, rendere l’ambiente più ordinato e semplificare la ricerca di strumenti e materiali necessari.
• Seiton (整頓) – Organizzazione o Sistemazione ordinata: Dopo aver eliminato ciò che non è necessario, si organizzano gli elementi rimanenti in modo sistematico e accessibile. Questo significa assegnare posizioni specifiche agli oggetti e implementare metodi per mantenere l’ordine. Il vantaggio è una maggiore efficienza, poiché tutto è facilmente raggiungibile e non si spreca tempo cercando le cose.
• Seiso (清掃) – Pulizia: Questa fase riguarda la pulizia dell’ambiente di lavoro. Tutti i membri del team dovrebbero essere coinvolti nel mantenimento della pulizia e dell’igiene dell’area. La pulizia regolare riduce l’accumulo di sporcizia e rifiuti, migliorando l’aspetto del luogo di lavoro e creando un ambiente più sicuro.
• Seiketsu (清潔) – Standardizzazione: Qui si mira a stabilire norme e procedure standard per mantenere le prime tre S (Seiri, Seiton, Seiso). La standardizzazione aiuta a creare una cultura organizzativa in cui l’ordine, la pulizia e l’organizzazione diventano la norma. Ciò facilita la formazione dei nuovi dipendenti e garantisce che i processi siano uniformi in tutta l’organizzazione.
• Shitsuke (躾) – Disciplina o Autodisciplina: L’ultima fase è incentrata sulla sostenibilità delle prime quattro S nel tempo. Richiede l’impegno di tutti i membri dell’organizzazione a mantenere e migliorare costantemente le pratiche delle 5S. La disciplina e l’autodisciplina sono fondamentali per assicurarsi che il metodo delle 5S diventi un’abitudine ben radicata.

Non serve da subito un grande investimento per ottimizzare le postazioni di lavoro; è importante però agire quanto prima con quello che si ha per avere un’idea chiara di ciò che è davvero indispensabile e di ciò che, al contrario, crea confusione e disordine e, di conseguenza, un ambiente lavorativo meno efficiente e meno sicuro.

L’ottimizzazione costante e il miglioramento continuo, porteranno poi alla successiva e continua ottimizzazione di quanto ottenuto. 

I vantaggi dell’implementazione del metodo delle 5S

• Aumento della produttività: Un ambiente di lavoro ben organizzato e pulito riduce il tempo speso nella ricerca di strumenti e materiali, aumentando l’efficienza e la produttività.
• Miglioramento della qualità: Un ambiente organizzato e pulito riduce le possibilità di errori e incidenti, migliorando la qualità del lavoro svolto.
• Miglioramento della sicurezza: Riducendo il disordine e mantenendo un ambiente pulito, si riducono i rischi di incidenti sul lavoro e le lesioni.
• Riduzione degli sprechi: Eliminando oggetti e attività non necessari, si riducono gli sprechi di tempo, denaro e risorse.
• Clima organizzativo positivo: Il metodo delle 5S promuove un clima organizzativo positivo, in cui l’ordine, la pulizia e l’efficienza sono valorizzati e incoraggiati.
• Coinvolgimento dei dipendenti: Poiché il metodo delle 5S coinvolge tutti i membri dell’organizzazione, promuove il senso di responsabilità e coinvolgimento dei dipendenti nel miglioramento dell’ambiente di lavoro.

Monitoraggio dell’applicazione del metodo delle 5S: gli Audit 5S

Gli audit 5S, noti anche come ispezioni 5S o controllo 5S, sono un aspetto fondamentale del metodo delle 5S. L’obiettivo principale degli audit 5S è quello di valutare il grado di implementazione e mantenimento delle 5 fasi del metodo delle 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke) all’interno di un ambiente di lavoro.

Durante un audit 5S, un team o un responsabile preposto esegue un’ispezione dettagliata dell’area di lavoro, utilizzando una lista di controllo o una checklist predefinita. Questa checklist contiene criteri specifici per ciascuna fase del metodo 5S. Ad esempio, la checklist potrebbe includere elementi come:

1. Seiri:
– Ci sono oggetti non necessari nell’area di lavoro?
– Sono presenti etichette o segnalazioni per identificare e classificare gli oggetti?

2. Seiton:
– Gli oggetti sono posizionati in modo ordinato e facilmente accessibile?
– Sono presenti linee guida visive per mostrare dove riporre gli oggetti?

3. Seiso:
– L’area di lavoro è pulita e priva di sporcizia e rifiuti?
– Sono stati identificati i punti critici che richiedono particolare attenzione nella pulizia?

4. Seiketsu:
– Sono state stabilite norme e procedure standard per le pratiche delle 5S?
– I dipendenti conoscono queste norme e le seguono?

5. Shitsuke:
– I dipendenti sono responsabili del mantenimento delle pratiche delle 5S?
– C’è un sistema per incoraggiare e riconoscere il comportamento positivo?

Gli audit 5S possono essere condotti periodicamente o a intervalli regolari per monitorare il progresso e l’efficacia delle iniziative 5S. I risultati dell’audit possono essere registrati e analizzati per identificare eventuali aree di miglioramento e attuare azioni correttive.

Un esempio di audit 5S