Migliorare l’efficienza aziendale con la tecnica dei cinque perché
L’efficace identificazione e risoluzione dei MUDA, o sprechi, rappresenta un passo cruciale per ogni organizzazione desiderosa di potenziare l’efficienza e la produttività. Il riconoscimento di queste attività superflue può risultare sfidante, soprattutto in contesti organizzativi complessi con processi non sempre lineari. Spesso, l’attenzione urgente prevale sull’identificazione delle reali cause, complicando il processo.
Risolvere prontamente un problema può sembrare vantaggioso, ma non fornisce una protezione a lungo termine contro errori ricorrenti. Di conseguenza, i team aziendali devono concentrarsi sulla ricerca delle cause principali e affrontarle in modo approfondito.
Oltre alla mappatura accurata del flusso di valore, la Tecnica dei 5 Perché si rivela uno strumento altamente efficace per analizzare le cause profonde, individuando sprechi e problematiche ricorrenti.
Ogni team, nel suo lavoro quotidiano, affronta ostacoli. L’applicazione della Tecnica dei 5 Perché facilita l’individuazione della causa principale di qualsiasi problema, proteggendo il processo da errori e urgenze ripetute. In parole semplici, questa metodologia permette di sondare il problema a fondo, identificando la causa effettiva alla sua origine e distinguendo la causa della “malattia” dai “sintomi”.
Cos’è la tecnica dei cinque perché
La Tecnica dei Cinque Perché è un metodo di analisi delle cause radicate nei processi aziendali. Essa mira a individuare le cause profonde di un problema, attraverso una serie di domande “perché” ripetute. Originariamente sviluppata nel contesto del Total Quality Management (TQM) e della metodologia Kaizen, questa tecnica si è dimostrata un potente strumento per migliorare l’efficienza operativa e risolvere le sfide aziendali alla radice.
Quando si usa la tecnica dei cinque perché
Questa metodologia trova applicazione in situazioni in cui è essenziale andare oltre la superficie di un problema e identificare le cause sottostanti. Quando un’organizzazione si confronta con errori ricorrenti, sprechi o inefficienze, la Tecnica dei Cinque Perché diventa un approccio strategico per sondare le ragioni profonde dietro tali problematiche. Si rivela particolarmente utile quando la soluzione immediata di un problema non impedisce la sua ricorrenza nel tempo.
Uno dei fattori chiave per un’implementazione di successo di questa tecnica è di prendere una decisione informata. Ciò significa che il processo decisionale dovrebbe basarsi su una profonda comprensione di ciò che sta effettivamente accadendo sul piano di lavoro.
In altre parole, il processo di analisi delle cause dovrebbe includere persone con esperienza pratica perché possono fornire le informazioni più preziose per quanto riguarda i problemi che appaiono nella propria area di competenza.
Spesso, le questioni che vengono considerate per lo più un problema tecnico in realtà risultano essere problemi umani e di processo.
Ecco perché trovare ed eliminare la causa principale è fondamentale se si vogliono evitare fallimenti.
Perché usare la tecnica dei cinque perché
L’utilizzo della Tecnica dei Cinque Perché offre numerosi vantaggi per le organizzazioni impegnate nel miglioramento continuo. Prima di tutto, consente di identificare e affrontare le cause principali di un problema anziché limitarsi a trattare i sintomi superficiali. Inoltre, promuove un’analisi approfondita, coinvolgendo il personale con esperienza pratica, il che porta a soluzioni più informate e durature. Questo approccio favorisce anche la prevenzione di fallimenti futuri, fornendo un quadro più completo delle dinamiche operative.
Tecnica dei cinque perché: un’esempio
Problema: Il dato dell’ordinato mensile è inesatto
- Perché il dato dell’ordinato mensile è inesatto?
Perché l’ufficio ordini non ha inserito e processato tutti gli ordini.
- Perché l’ufficio ordini non ha inserito e processato tutti gli ordini?
Perché non aveva le informazioni complete da processare.
- Perché non aveva le informazioni complete da processare?
Perché l’ufficio commerciale non ha fornito le informazioni complete.
- Perché l’ufficio commerciale non ha fornito le informazioni complete?
Perché gli operatori dimenticano alcune informazioni/non sanno che per l’ufficio ordini sono necessarie per processare l’ordine.
- Perché gli operatori dimenticano alcune informazioni/non sanno che per l’ufficio ordini sono necessarie per processare l’ordine?
Perché non è mai stata fatta un’apposita condivisione delle informazioni necessarie e non esiste una procedura guidata a prova di errore o dimenticanza.
Che cosa si può fare per migliorare questo processo? Implementare un sistema di informazioni “obbligatorie” da completare prima di spostare l’attività all’ufficio successivo!
Questa sequenza di “perché” porta alla radice del problema, indicando la mancanza di condivisione delle informazioni necessarie e l’assenza di una procedura guidata a prova di errore o dimenticanza. Implementando un sistema di informazioni “obbligatorie” prima di trasferire l’attività all’ufficio successivo, si può risolvere la causa principale e migliorare significativamente il processo.
