Ti sei mai trovato in riunioni inefficienti, senza un piano da affrontare e argomenti all’ordine del giorno confusi o non definiti? Una riunione in cui il tuo team si ferma per discutere e capire la direzione da seguire potrebbe essere un attività a 100% valore aggiunto che, se non impostata bene, può trasformarsi in 100% spreco. Come evitare che questo succeda?
Nella pianificazione e svolgimento di un qualsiasi progetto aziendale che comprenda un gruppo di lavoro è fondamentale impostare un sistema di comunicazione che sia snello, veloce, rapido e intuitivo. Permettere a tutto il team di lavoro di essere aggiornato e al corrente del lavoro degli altri collaboratori aiuta a programmare incontri più veloci ed efficaci, aumentando il valore aggiunto degli stessi.
Non sempre è facile implementare un sistema di monitoraggio e comunicazione efficace; cerchiamo di capire da dove iniziare!
Il quadro Kanban moderno è un metodo visivo e rapido per gestire le attività: quando si parla di kanban nel project management, ci si riferisce alle lavagne Kanban in cui le colonne rappresentano le varie fasi del lavoro. All’interno di ogni colonna, i cartellini rappresentano i singoli compiti e la fase in cui si trovano (TO DO, da fare; WIP, in corso; DONE, finito).
Le lavagne Kanban sono una delle forme più popolari di gestione visiva dei progetti (e relativa condivisione). Sono molto efficaci per fornire una visione semplice e immediata; consentono di visualizzare i processi ed elaborare continuamente gli elementi di lavoro. I limiti di avanzamento in ogni fase del flusso di lavoro permettono al gruppo di utilizzare in modo ottimale la propria capacità lavorativa.
A cosa serve una kanban board per la gestione dei progetti?
- Visualizzare il flusso di lavoro
- Limitare il work in progress
- Gestire il flusso
- Rendere esplicite le politiche di processo
- Migliorare insieme
Lo SCRUM è uno strumento che richiede una pianificazione dettagliata e restrittiva, con processi e ruoli predefiniti.
Preso e adattato dall’ambito dello sviluppo dei software, lo SCRUM è un tool della metodologia Agile che si basa su un approccio di collaborazione in cui i flussi di lavoro sono fondati su una serie di valori in grado di guidare le decisioni e lo sviluppo del processo.
Lo strumento di lavoro SCRUM si basa su 3 pilastri:
- Trasparenza
- Ispezione
- Adattamento
Il lavoro viene diviso in task più piccoli che devono essere completati in un periodo di tempo predefinito (sprint); è fortemente scoraggiata l’aggiunta di nuovi elementi di lavoro durante uno sprint.
Ora che conosciamo entrambi gli strumenti, mettiamoli a confronto!
- Pianificazione
La pianificazione con SCRUM avviene iterativamente all’inizio di ogni Sprint: si programma un meeting dedicato che ne facilita il processo e le decisioni del team di sviluppo, Insieme si stima il tempo necessario per concludere i task. Se c’è un cambiamento di priorità a metà sprint, lo Sprint attuale va interrotto e viene riavviato il processo di pianificazione
La pianificazione con la Kanban board si basa su un approccio probabilistico per la pianificazione, che è fondamentalmente una prognosi basata sui dati del flusso di lavoro passati: deve essere basato su tipi di lavoro, dimensioni, classi di servizio e vari altri fattori legati al lavoro stesso e non tanto sul team che lo elabora. Il flusso di lavoro è continuo: quando si conosce il tempo medio richiesto per completare un determinato task e quanti elementi di lavoro il tuo team termina a settimana puoi pianificare le date di inizio e fine di ogni task limitando il WIP (work in progress).
- Key Performance Indicators
Lo SCRUM ha due KPI specifici:
- Velocità
- Capacità pianificata
La velocità si basa sui punti completati, che in genere è una media di tutti gli sprint precedenti. Viene utilizzata per pianificare il numero di elementi arretrati che il team dovrebbe portare nel prossimo sprint.
La capacità è la disponibilità del team per lo sprint, che chiaramente può variare (vacanze, permessi, malattie influiscono sulla disponibilità del gruppo) Il team dovrebbe prendere in considerazione la capacità per determinare quanti elementi di backlog del prodotto pianificare per uno sprint.
Con la kanban board, le metriche più importanti da tenere in considerazione sono:
- Lead time
- Tempo di ciclo
Il lead time è il tempo di attraversamento di una task: da quando compare a quando viene chiusa.
Il tempo ciclo inizia quando il task entra nella fase “in corso”, cioè quando si comincia a lavorare su quella attività fino a conclusione.
L’obiettivo è quello di ridurre i valori di ogni metrica (che di solito vengono misurati in giorni) nel tempo e mantenere un processo sempre efficiente.
3. Meeting e riunioni:
Implementando un sistema di kanban board, le riunioni di allineamento sono facoltative (non dimentichiamo che la kanban board è già di per sé un metodo di comunicazione e allineamento visual); se si sceglie di utilizzare il metodo SCRUM, le riunioni di allineamento sono obbligatorie e prevedono almeno 4 incontri per sprint:
- Pianificazione
- Scrum giornaliero
- Revisione dello sprint
- Retrospettiva dello sprint
La pianificazione viene eseguita all’inizio di ogni Sprint. Una volta che tutto è stato delegato e concordato, il team si riunisce ogni giorno per discutere sui progressi e condividere eventuali problemi che sono emersi. Alla fine di ogni sprint, il team e le parti interessate si incontrano per rivedere ciò che è stato raggiunto. Infine, la retrospettiva è dedicata ad analizzare cosa è stato eseguito sullo sprint precedente e cosa potrebbe essere migliorato nella prossima iterazione.
4. Le schede di gestione visiva
Le schede di gestione visiva sono utilizzate con entrambi gli strumenti, ma ci sono delle differenze:
La SCRUM board è un’estensione del backlog del prodotto/processo. Quando il team si impegna per una determinata quantità di lavoro, viene aggiunto al backlog SCRUM sul board, e quindi il team inizia a segnare i lavori in corso a proprio piacimento. L’obiettivo è quello di avere tutto nella colonna Fatto entro la fine dello Sprint. Logicamente, la board viene resettata dopo ogni iterazione.
D’altra parte, la Kanban board è una mappa continua del processo del team. Quando la crei, devi avere come obiettivo la creazione di un sistema Kanban sostenibile che possa superare la prova del tempo. Su una Kanban board corretta vengono visualizzati i limiti WIP. L’obiettivo è quello di controllare la quantità di lavoro che entra e lascia il processo in modo da poter migliorare la velocità di consegna.
In sostanza, la differenza tra Kanban e SCRUM è in realtà piuttosto sottile. Secondo la maggior parte delle interpretazioni, i team SCRUM utilizzano una board Kanban solo con processi, artefatti e ruoli SCRUM. Ci sono, tuttavia, alcune differenze fondamentali:
- Gli sprint SCRUM hanno date di inizio e fine mentre l’utilizzo del Kanban prevede un processo continuo.
- I ruoli del team sono definiti in modo chiaro in SCRUM (owner di prodotto, team di sviluppo e Scrum Master), mentre Kanban non ha ruoli formali e prestabiliti.
- Una board Kanban viene utilizzata per tutto il ciclo di vita di un progetto, mentre una board SCRUM viene cancellata e riciclata dopo ogni sprint.
- Una board SCRUM ha un numero prestabilito di task e una scadenza rigorosa per completarli.
- Le board Kanban sono più flessibili per quanto riguarda i task e la tempistica. I task possono essere ridefiniti, riassegnati o aggiornati in base alle esigenze.
L’approccio che si vuole utilizzare per la gestione dei progetti è del tutto soggettivo, può dipendere dal team di lavoro, dalle tempistiche, dal tipo di progetto.
In generale, si potrebbe dire che lo SCRUM si adatta maggiormente a progetti in cui il tempo è la chiave, mentre la kanban board si presta meglio a progetti in cui non è il tempo la variabile che cambia l’andamento del progetto, ma lo sviluppo in termini migliorativi dello stesso.
Qualunque tool si scelga, è fondamentale condividerlo con i membri del gruppo di lavoro e fare in modo che venga utilizzato come metodo di comunicazione e condivisione delle attività. In questo modo, tutti i membri del gruppo saranno aggiornati sulle attività e le riunioni relative al progetto saranno più brevi ed efficaci.
Sei pronto a fare diventare le tue riunioni interne 100% a valore aggiunto?
